Cazier judiciar și cazier fiscal pentru licitație: ce îi cere autoritatea firmei

Actele cu care o firmă își dovedește situația într-o procedură de achiziție sunt, de regulă, cazierul judiciar al societății, cazierele celor din conducere și, pentru taxe, certificatele de atestare fiscală de la ANAF și de la primărie. Despre ele e vorba când auzi de cazier judiciar și cazier fiscal pentru licitație.

Odată cu oferta, în SEAP ajunge însă o declarație pe propria răspundere, DUAE. Actele justificative le prezintă, la cerere, ofertantul clasat pe primul loc, în până la 7 zile lucrătoare, cu o posibilă prelungire. Mai jos vezi ce arată fiecare act, cât e valabil și când îl comanzi.

Ce acte îi cere autoritatea contractantă unei firme?

Autoritatea verifică dacă ofertantul se află într-unul dintre motivele de excludere din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, art. 164, 165 și 167. Pentru partea penală și cea fiscală, lista uzuală de documente pentru licitație publică arată așa:

• cazierul firmei, emis de Poliția Română;
• cazierele administratorilor și ale celor cu drept de reprezentare;
• certificatul de atestare fiscală de la ANAF, pentru sediul principal;
• certificatul fiscal de la direcția de taxe locale;
• o declarație pe propria răspundere pentru sediile secundare (art. 165 alin. (3)).

Fișa de date a achiziției spune exact ce se cere și are ultimul cuvânt.

De ce contează cazierul judiciar al firmei și al administratorilor?

Ofertantul este exclus dacă a fost condamnat definitiv pentru fapte precum corupția, frauda, spălarea banilor, terorismul sau traficul de persoane (art. 164 alin. (1)). Regula se aplică și când condamnatul face parte din conducere sau are putere de reprezentare, de decizie ori de control (art. 164 alin. (2)).

De aceea, documentația poate cere și cazierul administratorului, pe lângă cel al societății. Sunt două certificate separate. Ce arată fiecare afli din ghidul despre ce este cazierul judiciar.

Legea pune și două limite. Prima: excluderea nu se mai aplică după 5 ani de la hotărârea definitivă, dacă instanța nu i-a interzis participarea pentru o anumită perioadă (art. 171 alin. (5)).

A doua: firma poate arăta, cu dovezi, că a plătit sau și-a asumat plata despăgubirilor și a luat măsuri concrete, de personal sau de organizare (art. 171 alin. (1)–(3)).

Autoritatea trebuie să accepte certificatul de cazier ca dovadă (art. 168 alin. (1)). El este valabil 6 luni de la eliberare (Legea nr. 290/2004, art. 27 alin. (2)).

Ce certificat fiscal se cere la licitație?

Ofertantul este exclus dacă nu și-a plătit impozitele, taxele sau contribuțiile, iar faptul e stabilit printr-o decizie definitivă ori dovedit de autoritate (art. 165 alin. (1)). Legea nu numește documentul. Datoriile restante le arată însă certificatul de atestare fiscală.

Există două variante (Codul de procedură fiscală, art. 158 și 159):

• de la ANAF: se emite în maximum 3 zile lucrătoare și se folosește până la 30 de zile de la eliberare;
• de la primărie: se emite în cel mult două zile lucrătoare și e valabil 30 de zile de la data emiterii.

Datoriile nu înseamnă automat excludere. Firma rămâne în procedură dacă plătește sau obține eșalonarea înainte de decizia de excludere (art. 165 alin. (2)).

Certificatul de la ANAF poate cuprinde și sumele certe, lichide și exigibile pe care firma le are de încasat de la autorități contractante, pe baza unui document emis de acestea (art. 158 alin. (4) din Cod).

Aceste certificate le ceri direct de la fiscul central și de la cel local; noi nu le obținem.

Se cere și cazierul fiscal?

Legea nr. 98/2016 nu numește cazierul fiscal printre actele procedurii. Dacă fișa de date îl cere totuși, îl obții de la ANAF: pașii sunt în ghidul nostru despre cazierul fiscal.

Diferența pe scurt: cazierul fiscal ține evidența celor care au încălcat legile fiscale, contabile, vamale sau disciplina financiară (Ordonanța nr. 39/2015, art. 1). Certificatul de cazier fiscal se folosește 30 de zile și numai pentru scopul declarat (art. 9 alin. (7)).

Ce este DUAE și când depui efectiv actele?

DUAE este declarația pe propria răspundere pe care autoritatea o acceptă la depunerea ofertei, în locul certificatelor (art. 193 alin. (1)). În ea declari că nu te afli în niciun motiv de excludere și că îndeplinești criteriile cerute. Oferta și DUAE se încarcă în SEAP / SICAP.

Actele vin, de regulă, la final. După clasament, autoritatea îi cere ofertantului de pe primul loc, în termen de o zi lucrătoare, documente justificative actualizate. Ai până la 7 zile lucrătoare, cu o prelungire de cel mult 3 zile (art. 196 alin. (2)).

Autoritatea le poate cere și mai devreme, oricând pe durata procedurii, cu un termen de cel mult 5 zile lucrătoare, prelungibil cu încă 5 (art. 196 alin. (1)). Nu le mai prezinți dacă autoritatea le poate lua dintr-o bază de date națională sau le are deja (art. 197). Informațiile generale despre achiziții le găsești la ANAP.

Cum obții la timp cazierul firmei și al administratorului?

Comanzi online, pe pagina pentru cazierul persoanelor juridice: 249 lei pentru firmă, plus 99 lei pentru cazierul administratorului, adăugat la aceeași comandă. Separat, acesta costă 149 lei, pe pagina de cazier judiciar online.

Încarci buletinul administratorului și o poză cu certificatul de înregistrare (CUI). În formular semnezi împuternicirea avocațială și împuternicirea pentru firmă (model Anexa 38). Avocatul partener depune cererea, iar certificatul îl emite Poliția Română.

Primești scanul pe email într-un termen estimat de 24–48 de ore lucrătoare. Originalul îl trimitem prin curier, GLS sau DHL, la cerere și contra cost. Termenul estimat încape de regulă în cele 7 zile, dar e mai sigur să-l ai pregătit dinainte: e valabil 6 luni.

Întrebări frecvente

Trebuie să încarc cazierul odată cu oferta?

De regulă, nu. Odată cu oferta autoritatea acceptă DUAE, iar actele justificative le cere ofertantului clasat pe primul loc, înainte de atribuire (art. 196 alin. (2) din Legea nr. 98/2016). Fișa de date poate cere totuși unele acte mai devreme, așa că o citești înainte.

Cazierul firmei include și cazierul administratorului?

Nu. Sunt două certificate separate, emise de Poliția Română. Cel al societății arată doar situația ei, iar condamnarea unui administrator poate exclude ofertantul (art. 164 alin. (2)). Prin noi, cazierul administratorului costă 99 lei adăugat la comanda societății sau 149 lei separat.

Cât de recent trebuie să fie certificatul fiscal?

Certificatul de la ANAF se folosește până la 30 de zile de la eliberare, iar cel de la primărie are tot 30 de zile. La final, autoritatea cere acte actualizate, deci un certificat mai vechi de 30 de zile nu mai ajunge.

Ce se întâmplă dacă firma are datorii la stat?

Poate fi exclusă pentru taxe neplătite. Nu este exclusă dacă plătește datoriile, le stinge altfel sau obține eșalonarea înainte ca autoritatea să decidă excluderea (art. 165 alin. (2) din Legea nr. 98/2016).

Se acceptă scanul cazierului în SEAP?

Actele se încarcă electronic, iar scanul certificatului emis de Poliția Română ajunge, de regulă, pentru licitații. Dacă fișa de date sau comisia cere originalul pe hârtie, ți-l trimitem prin curier, la cerere și contra cost.

Subcontractanții au nevoie de cazier?

Pot avea nevoie. Autoritatea verifică motivele de excludere și la subcontractanții propuși, iar aceștia completează propriul DUAE (art. 170 din Legea nr. 98/2016). Dacă unul se află într-un caz de excludere, ți se cere o singură dată să-l înlocuiești.